Projekt ustawy o PIP przewiduje nowe uprawnienie inspektorów: żądanie elektronicznych kopii dokumentów od pracodawców. Sprawdź, co się zmieni w 2026 roku i jak przygotować firmę oraz dokumentację BHP – także z wykorzystaniem BHPAI.

Wprowadzenie

W ostatnich miesiącach coraz częściej mówi się o tym, że Państwowa Inspekcja Pracy otrzyma nowe uprawnienie: możliwość pobierania elektronicznych kopii dokumentów od pracodawców. Zmiana ma wynikać z projektu ustawy UD283, który wpisuje się w szerszy proces cyfryzacji nadzoru nad rynkiem pracy.

Dla wielu przedsiębiorców oznacza to konieczność uporządkowania dokumentacji BHP i kadrowej w wersji elektronicznej. W tym kontekście rośnie znaczenie systemów takich jak BHPAI – cyfrowa platforma do zarządzania obowiązkami BHP, dokumentacją i procesami bezpieczeństwa.

W artykule wyjaśniamy:

• co dokładnie mówi projekt ustawy,
• kiedy zmiany mogą wejść w życie,
• co to oznacza dla firm i działów BHP,
• jak przygotować się do kontroli PIP,
• oraz jak BHPAI może wesprzeć ten proces w praktyce.

⸻

Projekt UD283 – skąd biorą się zmiany?

Podstawą planowanych zmian jest Projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (UD283), opublikowany w wykazie prac legislacyjnych MRPiPS. Dokument przewiduje m.in.:

• rozszerzenie możliwości prowadzenia kontroli zdalnych,
• usprawnienie wymiany danych między PIP, ZUS i KAS,
• ułatwienia w stwierdzaniu stosunku pracy,
• oraz doprecyzowanie uprawnień inspektora dotyczących kopii elektronicznych dokumentów.

Dla przedsiębiorców oznacza to realną konieczność przejścia w stronę pełnej cyfryzacji dokumentacji BHP.

⸻

Elektroniczne kopie dokumentów – co dokładnie zmienia projekt?

Projektowana zmiana art. 23 ust. 1 pkt 8 zakłada, że inspektor pracy będzie mógł:

• wykonywać kopie dokumentów w postaci elektronicznej,
• żądać przekazania dokumentów w formie elektronicznej,
• analizować dane na podstawie plików PDF, skanów, zestawień cyfrowych, raportów systemowych.

To oznacza, że w praktyce standardem kontroli staną się:

• skany dokumentów BHP,
• eksporty PDF z systemów BHP,
• elektroniczne rejestry,
• raporty generowane automatycznie.

Właśnie dlatego tak istotne staje się korzystanie z systemów, które umożliwiają uporządkowane, szybkie i zgodne z prawem przechowywanie dokumentów.

Jednym z takich narzędzi jest BHPAI, które pozwala:

• prowadzić elektroniczne rejestry (szkolenia, wypadki, środki ochrony, badania),
• generować raporty i zestawienia jednym kliknięciem,
• udostępniać dokumenty podczas kontroli w sposób uporządkowany,
• dokumentować historię zmian i logowania (ważne w kontekście RODO i odpowiedzialności).

⸻

Czy zmiana już obowiązuje?

Nie – na dziś projekt jest w fazie legislacyjnej. Jednak sama praktyka inspektorów już teraz często obejmuje:

• żądanie dokumentów elektronicznych,
• wysyłkę skanów e-mailem,
• analizę danych przesłanych w formie cyfrowej.

Wejście UD283 w życie po prostu uporządkuje i zalegalizuje to, co już dzieje się w praktyce.

Firmy, które wdrożą cyfrowe narzędzia wcześniej, unikną problemów i oszczędzą czas przy każdej kontroli.

⸻

Dlaczego PIP chce elektronicznych kopii dokumentów?

1. Kontrole zdalne stają się normą

Cyfrowe dokumenty pozwalają prowadzić większość kontroli bez wizyty w firmie.

2. Szybsza analiza danych

Pliki elektroniczne można analizować, filtrować i porównywać.

3. Cyfryzacja państwa

Wymiana danych z ZUS i KAS wymaga jednego standardu: dokumenty elektroniczne.

4. Odciążenie przedsiębiorców

Mniej papierologii, mniej drukowania, mniej segregatorów.

BHPAI wpisuje się w te potrzeby, bo pozwala firmom trzymać wszystko w jednym miejscu – w formie cyfrowej.

⸻

Jak może wyglądać kontrola PIP po zmianach?

1. Inspektor wszczyna kontrolę – często zdalnie.
2. Pracodawca otrzymuje listę dokumentów do przesłania.
3. Dokumenty są przekazywane jako PDF, skany, eksporty.
4. PIP analizuje je na odległość.
5. Wizyty w firmie będą rzadsze – tylko gdy pojawią się nieprawidłowości.

Dla firm, które posiadają dokumentację wyłącznie papierową, będzie to wyzwanie.

Dla firm korzystających z BHPAI – po prostu:

pobierz → wygeneruj → prześlij.