Od 12 grudnia 2025 r. szkolenia wstępne BHP można potwierdzać elektronicznie. To duża zmiana dla HR i BHP – szybszy onboarding, mniej papieru i pełna cyfryzacja dokumentacji.

Elektroniczne potwierdzanie szkolenia BHP – nowy standard od 12 grudnia 2025 r.

Od 12 grudnia 2025 r. zaczynają obowiązywać zmienione przepisy rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Zmiana dotyczy jednego, ale bardzo istotnego elementu: formy potwierdzania odbycia szkolenia wstępnego BHP.

Dotychczas wymagany był podpis złożony w formie pisemnej, na papierowym formularzu. Po nowelizacji zarówno pracownik, jak i osoba przeprowadzająca instruktaż mogą potwierdzić szkolenie w postaci elektronicznej.

To milowy krok w stronę cyfryzacji procesów kadrowych i BHP, który pozwoli znacząco usprawnić onboarding oraz poprawić kompletność dokumentacji pracowniczej.

Oficjalne źródło aktu prawnego:
ISAP – Internetowy System Aktów Prawnych: https://isap.sejm.gov.pl/
Komunikaty rządowe:
Gov.pl – Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: https://www.gov.pl/

Co oznacza forma elektroniczna według przepisów?

Nowe przepisy nie narzucają jednego konkretnego rodzaju podpisu. Forma elektroniczna jest dopuszczalna, jeśli pozwala jednoznacznie zidentyfikować osobę składającą oświadczenie.

Może to być m.in.:

• potwierdzenie kliknięciem w systemie kadrowo-BHP (np. w BHPAI),
• e-mail służbowy zawierający oświadczenie,
• podpis zaufany lub osobisty,
• podpis kwalifikowany,
• elektroniczny formularz z datą i identyfikatorem użytkownika.

Najważniejsze jest to, że forma musi umożliwiać przypisanie oświadczenia konkretnej osobie oraz jego późniejszą weryfikację.

Co dla pracodawcy pozostaje bez zmian?

Choć forma potwierdzenia ulega digitalizacji, obowiązki pracodawcy w zakresie szkoleń pozostają takie same:

• instruktaż ogólny i stanowiskowy musi być przeprowadzony zgodnie z rozporządzeniem,
• instruktaż stanowiskowy nadal odbywa się na stanowisku pracy,
• karta szkolenia wstępnego jest nadal dokumentem obowiązkowym,
• dokumentacja musi trafić do akt osobowych pracownika (część B).

Zmienia się jedynie sposób potwierdzania, co otwiera drogę do pełnej automatyzacji procesu.

Jak powinna wyglądać dokumentacja elektroniczna?

• musi umożliwiać identyfikację osoby składającej podpis,
• musi być odporna na modyfikacje,
• musi być przechowywana w sposób trwały i odtwarzalny,
• musi być możliwa do okazania podczas kontroli PIP.

W praktyce oznacza to, że system teleinformatyczny (np. BHPAI) musi zachować ślad audytowy: kto, kiedy i z jakiego konta złożył potwierdzenie.

Przykładowy proces potwierdzania szkolenia w systemie

• Pracownik odbywa instruktaż.
• Loguje się do systemu i klika: „Potwierdzam odbycie szkolenia”.
• Kierownik zatwierdza dopuszczenie do pracy elektronicznie.
• System generuje kartę szkolenia wstępnego.
• Dokument automatycznie trafia do akt osobowych.

Taki proces spełnia wymogi ustawowe i redukuje do zera ryzyko braków w dokumentacji.

Korzyści dla pracodawców i BHP-owców

• znacznie szybszy onboarding pracowników,
• brak konieczności zbierania podpisów na papierze,
• możliwość potwierdzania szkoleń z dowolnego miejsca,
• pełna historia i identyfikowalność osób składających oświadczenia,
• łatwiejsze przygotowanie do kontroli PIP,
• automatyczne generowanie i archiwizacja dokumentów.

Szczegóły techniczne i organizacyjne

1. System powinien logować identyfikator osoby potwierdzającej.
2. Aktualna data i godzina muszą być rejestrowane automatycznie.
3. Pracodawca musi zapewnić, że pracownik miał realny dostęp do szkolenia przed potwierdzeniem.
4. Wszelkie elektroniczne dokumenty trafiają do akt osobowych w wersji cyfrowej.

Ważna informacja: skan papierowego podpisu NIE jest formą elektronicznego oświadczenia – musi to być dokument powstały elektronicznie, a nie skan.

Dodatkowa informacja: pracodawcy powinni zaktualizować wewnętrzne procedury i regulaminy pracy, aby uwzględnić formę elektroniczną.

Link do oficjalnej bazy aktów prawnych.