Ergonomia pracy zdalnej rzadko budzi emocje, dopóki wszystko działa „na papierze”. Problemy zaczynają się wtedy, gdy trzeba wykazać, że zasady BHP faktycznie odnoszą się do realnych warunków pracy wykonywanej poza biurem.

Ergonomia pracy zdalnej w świetle obowiązujących przepisów

Wprowadzenie pracy zdalnej do Kodeksu pracy nie zlikwidowało obowiązków BHP. Zmienił się jedynie sposób ich realizacji. Pracodawca nadal odpowiada za organizację pracy w sposób bezpieczny i ergonomiczny, nawet jeśli praca wykonywana jest poza jego siedzibą.

To właśnie ten element – odpowiedzialność bez bezpośredniej kontroli miejsca pracy – budzi najwięcej wątpliwości.

Podstawa prawna ergonomii pracy zdalnej

Obowiązki związane z ergonomią wynikają z:

• Kodeksu pracy (dział X – bezpieczeństwo i higiena pracy),
• przepisów regulujących pracę zdalną,
• ogólnych zasad ergonomii stanowisk pracy,
• obowiązku przeprowadzania oceny ryzyka zawodowego.

Praca zdalna nie stanowi wyjątku od zasad BHP. Jest jedną z form organizacji pracy, do której te zasady muszą być dostosowane.

Czym jest ergonomia stanowiska pracy zdalnej

Ergonomia pracy zdalnej obejmuje w szczególności:

• pozycję ciała podczas pracy,
• ustawienie monitora, klawiatury i myszy,
• oświetlenie stanowiska,
• organizację czasu pracy i przerw,
• ograniczenie obciążeń układu mięśniowo-szkieletowego i wzroku.

Są to czynniki wpływające bezpośrednio na zdrowie pracownika, a nie elementy komfortu czy indywidualnych preferencji.

Zakres obowiązków pracodawcy

Pracodawca powinien:

• określić zasady BHP pracy zdalnej,
• przekazać pracownikowi informacje dotyczące ergonomii,
• uwzględnić pracę zdalną w ocenie ryzyka zawodowego,
• zapewnić narzędzia pracy lub zasady korzystania ze sprzętu prywatnego,
• organizować pracę w sposób ograniczający przeciążenia organizmu.

Dotyczy to zarówno pracy zdalnej stałej, jak i okazjonalnej czy hybrydowej.

Oświadczenie pracownika a odpowiedzialność

Przepisy dopuszczają złożenie przez pracownika oświadczenia, że:

• warunki lokalowe pozwalają na bezpieczne wykonywanie pracy,
• stanowisko spełnia podstawowe wymagania BHP.

Oświadczenie to nie przenosi odpowiedzialności na pracownika.
Nie zastępuje ono:

• rzetelnej oceny ryzyka zawodowego,
• obowiązków informacyjnych pracodawcy,
• właściwej organizacji pracy.

Ocena ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej

Ocena ryzyka zawodowego powinna:

• odnosić się do realnych warunków pracy zdalnej,
• uwzględniać zagrożenia ergonomiczne,
• obejmować długotrwałą pracę siedzącą i pracę przy monitorze ekranowym.

Częstym problemem jest:

• mechaniczne kopiowanie ORZ ze stanowiska biurowego,
• brak odniesienia do pracy na laptopie,
• nieuwzględnianie organizacji przerw i zmiany pozycji ciała.

Taka dokumentacja formalnie istnieje, ale nie spełnia swojej funkcji ochronnej.

Organizacja czasu pracy i przerw

Praca zdalna sprzyja:

• wydłużaniu czasu pracy,
• ograniczaniu przerw,
• pracy w jednej pozycji przez wiele godzin.

Obowiązkiem pracodawcy jest:

• informowanie o zasadach organizacji przerw,
• uwzględnienie ergonomii w regulaminach pracy zdalnej,
• przeciwdziałanie nadmiernemu obciążeniu pracownika.

Jest to element organizacji pracy, a nie wyłącznie indywidualnej odpowiedzialności pracownika.

Sprzęt i wyposażenie stanowiska

Pracodawca może:

• zapewnić sprzęt,
• wypłacić ekwiwalent,
• dopuścić korzystanie ze sprzętu prywatnego.

Niezależnie od przyjętego rozwiązania:

• sprzęt powinien umożliwiać ergonomiczną pracę,
• stanowisko nie może powodować nadmiernych obciążeń zdrowotnych.

Długotrwała praca na laptopie bez odpowiedniego ustawienia stanowiska nie spełnia zasad ergonomii.

Najczęstsze problemy w praktyce

Najwięcej wątpliwości budzi:

• brak spójności między regulaminem pracy zdalnej a ORZ,
• zbyt ogólne zapisy dotyczące ergonomii,
• brak odniesienia do rzeczywistego sposobu wykonywania pracy.

To właśnie te elementy decydują o tym, czy dokumentacja BHP ma charakter realny, czy wyłącznie formalny.