Import pracowników w BHPAI – jak działa zaawansowany kreator krok po kroku

Zaimportowanie listy pracowników do BHPAI może zająć mniej niż minutę. System sam dopasowuje pola, uzupełnia braki, wykrywa duplikaty i aktualizuje istniejących pracowników. Oto pełny przewodnik, który pokazuje to od A do Z.

Import pracowników w BHPAI – potężne narzędzie, które oszczędza godziny pracy

Import pracowników to jeden z najważniejszych elementów pracy w systemie BHP. Dlatego BHPAI posiada zaawansowany, 6-etapowy kreator, który prowadzi użytkownika tak, aby zero danych się nie zgubiło, wszystko zostało poprawnie dopasowane, a import był bezpieczny i zgodny z RODO.

To nie jest zwykły upload.
To jest proces, który zastępuje ręczne wprowadzanie nawet setek osób.

W tym artykule przechodzimy przez każdy krok kreatora – dokładnie tak, jak zobaczy go użytkownik.

Krok 1: Wybór pliku

Użytkownik zaczyna od przeciągnięcia pliku Excel/CSV do okna importera. BHPAI obsługuje:

• .xlsx, .xls
• .csv
• pliki z polskimi lub angielskimi nazwami kolumn
• maksymalnie 10 MB

Pod spodem widzi krótką check-listę:

• pierwszy wiersz musi zawierać nagłówki,
• w kolejnym kroku dopasuje kolumny do pól systemowych,
• dane mogą być częściowe – system sobie z nimi poradzi.

Po wczytaniu pliku od razu ruszamy dalej.

Krok 2: Mapowanie pól – serce importu

Tu dzieje się magia.

System pokazuje przykład pierwszych 2–3 wierszy pliku i pozwala dopasować każdą kolumnę do odpowiedniego pola BHPAI.

Co można zrobić w mapowaniu?

• Połączyć kolumnę z polem systemowym
  np. kolumna „Nazwa stanowiska” → „Stanowisko”.

• Ustawić „Nie importuj", jeśli dane nie są potrzebne.

• Ustawić wartość domyślną, która nadpisze wszystkie rekordy.

• Mapować dane osobowe, np. imię, nazwisko, płeć, data urodzenia.

• Mapować dane zatrudnienia, jak:

  • typ zatrudnienia,
  • data zatrudnienia,
  • numer pracownika,
  • dział.

• Mapować terminy szkoleń i badań, czyli:

  • daty szkoleń,
  • rodzaj szkolenia,
  • daty badań wstępnych i okresowych.

Inteligencja importu

BHPAI sam wykrywa niektóre pola:

• Jeśli w pliku jest kolumna „Imię i nazwisko”, system sam rozdzieli ją na dwa pola.
• Jeśli kolumna przypomina znane nazwy, np. „phone”, „stanowisko”, „training_date”, system zasugeruje właściwe dopasowanie.
• System oznacza pola wymagane, jak data urodzenia.

Zapisywanie mapowania

Użytkownik może zaznaczyć opcję:

„Zapisz to mapowanie dla przyszłych importów”

I od tego momentu BHPAI sam pamięta cały układ.

Krok 3: Ustawienia importu – kontrola nad brakami i logiką danych

W tym etapie użytkownik ustawia wartości, które mają obowiązywać, jeśli dane w pliku są niekompletne.

Najważniejsze ustawienia:

1. Domyślna data urodzenia (pole wymagane)

Jeśli brakuje daty urodzenia w pliku, system wymaga wartości zastępczej.
Przykład: 1900-01-01 (tylko pomocnicza wartość – użytkownik może ją potem poprawić).

2. Domyślny typ zatrudnienia

Gdy kolumna w pliku jest pusta:

• system ustawi np. „Umowa o pracę”.

3. Domyślne okresy ważności szkoleń okresowych

Jeśli daty ważności nie są dostępne:

• „Umowa o pracę / szkolenia ogólne”: np. 3 lata,
• „Stanowiskowe”: np. 5 lat.

System przeliczy daty automatycznie.

4. Sprawdzanie duplikatów

System bada, czy pracownik istnieje już w bazie, porównując:

• email,
• PESEL (jeśli dostępny),
• numer identyfikacyjny (jeśli jest używany).

Użytkownik wybiera:

• Aktualizuj istniejących,
  lub
• Pomiń duplikaty.

5. Import byłych pracowników

Jeśli pracownik miał zakończone zatrudnienie w przeszłości:

• może zostać reaktywowany,
• lub pozostawiony archiwalny.

6. Ochrona danych osobowych (RODO)

Wszelkie dane wrażliwe są przetwarzane zgodnie z przepisami.
System maskuje dane tam, gdzie to wymagane.

Krok 4: Podgląd danych przed importem

To etap, dzięki któremu użytkownik ma pełną kontrolę nad tym, co trafi do bazy.

W podglądzie widzi:

• pełną listę pracowników,
• status poprawności rekordów,
• automatycznie policzone daty badań i szkoleń,
• wartości pochodzące z mapowania lub z ustawień domyślnych.

Użytkownik może:

• edytować każdy rekord,
• kliknąć aby rozwinąć pełne dane,
• oznaczyć wybrane osoby jako „Pomiń”.

Po weryfikacji wybiera:

„Importuj”

Krok 5: Import danych

System importuje pracowników, pokazując na żywo:

• ilu pracowników zaimportowano,
• ilu pominięto,
• czy wystąpiły błędy,
• które rekordy wymagają poprawy.

Każdy błąd ma jasny opis typu:

• „Nieprawidłowy format daty”
• „Brak wartości w polu wymaganym”
• „Niepoprawny typ zatrudnienia”

Użytkownik może cofnąć się, poprawić dane i ponowić import.

Krok 6: Zakończono – pełne podsumowanie

Na końcu użytkownik widzi:

• zielony komunikat potwierdzenia,
• liczbę zaimportowanych pracowników,
• liczbę pominiętych,
• liczbę błędów (jeśli były),
• nazwę pliku,
• czas trwania operacji.

Dostępne akcje:

• Przejdź do listy pracowników
• Nowy import

To jest moment, kiedy użytkownik faktycznie mówi „WOW”.

Dlaczego ten kreator robi różnicę?

• radzi sobie zarówno z idealnymi, jak i bałaganiarskimi plikami Excel,
• minimalizuje błędy ludzkie,
• potrafi mądrze aktualizować istniejących pracowników,
• pamięta mapowanie do przyszłych importów,
• działa zgodnie z RODO,
• automatycznie przelicza terminy badań i szkoleń,
• pozwala na pełen podgląd danych przed ich zapisem.

W praktyce:
import nawet 500 pracowników trwa mniej niż minutę.