Import firm pozwala szybko dodać wiele podmiotów jednocześnie. Ten poradnik pokazuje cały proces: wybór formatu, wgranie pliku, podgląd importu, edycję danych i finalne zatwierdzenie.

Import firm z pliku – szybki sposób na hurtowe dodawanie danych

Funkcja importu firm w BHPAI umożliwia dodanie wielu podmiotów naraz przy użyciu pliku Excel, CSV lub JSON. To idealne rozwiązanie dla firm outsourcingowych oraz użytkowników, którzy pracują jednocześnie z wieloma klientami.

Proces importu składa się z trzech głównych kroków:

  1. wybór formatu i wgranie pliku,
  2. podgląd danych oraz możliwość ich edycji,
  3. zatwierdzenie poprawnych pozycji i import wybranych firm.

Krok 1: Wybór formatu i wgranie pliku

Po wejściu w sekcję „Import z pliku” system wyświetla instrukcję wraz z listą obsługiwanych pól.

Wymagane pole:

  • nazwa – pełna nazwa firmy.

Dodatkowe pola obsługiwane przez import:

  • nip,
  • regon,
  • krs,
  • ulica,
  • kod_pocztowy,
  • miasto,
  • branża,
  • telefon,
  • strona,
  • opis,
  • tylko_szkolenia,
  • nazwa_nabywcy,
  • nip_nabywcy,
  • miasto_nabywcy,
  • kod_pocztowy_nabywcy,
  • adres_nabywcy.

System rozpoznaje polskie i angielskie nazwy kolumn (np. name, company name, nazwa), a w przypadku CSV wymaga nagłówków w pierwszym wierszu.

Pobieranie szablonów

Użytkownik może pobrać gotowe szablony:

  • JSON,
  • CSV,
  • Excel (.xlsx).

Są to pliki zgodne z wymaganym formatem, co ułatwia przygotowanie importu.

Wgrywanie pliku

Po przygotowaniu danych użytkownik przeciąga plik lub wybiera go z dysku. System obsługuje:

  • JSON,
  • CSV,
  • XLS,
  • XLSX (maks. 10 MB).

Po wgraniu pliku system automatycznie przechodzi do podglądu importu.

Krok 2: Podgląd importu firm

Na ekranie podglądu widać listę wszystkich firm wykrytych w pliku. Każdy wiersz można:

  • edytować,
  • rozwinąć, aby zobaczyć dodatkowe dane,
  • oznaczyć jako pominięty, jeśli nie powinien być importowany.

Widoczne są również podstawowe dane:

  • nazwa firmy,
  • NIP,
  • REGON,
  • miasto,
  • status walidacji (np. „OK”).

Rozwijanie wiersza

Po rozwinięciu wiersza (jak na screenie 3) wyświetlają się pełne szczegóły:

  • KRS,
  • adres,
  • branża,
  • strona WWW,
  • telefon,
  • opis działalności,
  • opcja „Firma tylko do szkoleń”,
  • dane nabywcy (nazwa, NIP, adres, miasto, kod pocztowy).

Użytkownik może dowolnie poprawić dane przed finalnym importem.

Krok 3: Walidacja i zatwierdzenie danych

System automatycznie sprawdza poprawność danych.
Jeśli wykryje błędy, oznaczy dany wiersz i poinformuje użytkownika o problemach, takich jak:

  • niepoprawny format NIP,
  • brak wymaganej nazwy firmy,
  • błędny kod pocztowy,
  • nieprawidłowe typy danych.

Naprawy można dokonać bezpośrednio w tabeli, bez konieczności ponownego wgrywania pliku.

Zatwierdzenie importu

Po sprawdzeniu i ewentualnej edycji danych użytkownik wybiera:

  • „Zaimportuj wybrane firmy” – aby dodać zaznaczone rekordy,
  • „Anuluj” – aby przerwać proces.

System utworzy firmy w tle i przeniesie użytkownika do listy firm.

Ważna informacja: import dużej liczby rekordów może trwać kilka sekund – system przetwarza plik wydajnie, ale weryfikuje każde pole pod kątem zgodności.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie pliki mogę wykorzystać do importu?

BHPAI obsługuje pliki JSON, CSV oraz Excel (.xls, .xlsx).

Czy muszę używać szablonu?

Nie, ale szablon ułatwia zachowanie właściwych nazw kolumn i struktury.

Co jeśli plik zawiera błędy?

System oznaczy błędne wiersze i pozwoli je poprawić przed importem. Dopiero poprawne dane mogą zostać zaimportowane.

Czy mogę pominąć wybrane firmy?

Tak, każdy wiersz ma checkbox „Pomiń”, który wyklucza daną firmę z importu.

Czy dane nabywcy są obowiązkowe?

Nie. Uzupełniasz je tylko wtedy, gdy płatnikiem jest inny podmiot (np. urząd, szkoła, jednostka nadrzędna).

Czy mogę zmieniać dane firm przed importem?

Tak, edycja wszystkich pól możliwa jest w tabeli podglądu.

Co oznacza status „OK”?

Dane w tym wierszu są poprawne i gotowe do importu.

Czy mogę zaimportować firmy, które już istnieją w systemie?

System może poinformować o duplikatach – użytkownik decyduje, czy pominąć takie rekordy.

Czy import wspiera firmy tylko do szkoleń?

Tak, pole „Firma tylko do szkoleń” rozpoznawane jest w imporcie, podobnie jak w formularzu ręcznym.

Ile firm mogę zaimportować jednocześnie?

Praktycznie dowolną liczbę, o ile plik nie przekracza limitu 10 MB.