Ten film pokazuje, jak ręcznie dodać firmę w BHPAI, wykorzystać automatyczne pobieranie danych z CEIDG, uzupełnić dane adresowe, biznesowe, nabywcę oraz opis działalności.

Jak ręcznie dodać firmę w BHPAI

Ręczne dodawanie firmy to jedna z podstawowych funkcji BHPAI. Formularz został zaprojektowany tak, aby proces był szybki i czytelny, a jednocześnie pozwalał zebrać wszystkie niezbędne dane do pracy z dokumentacją BHP. Ten film prowadzi przez cały proces krok po kroku.

Podstawowe informacje – dane firmy

Pierwsza sekcja formularza dotyczy podstawowych danych identyfikacyjnych firmy:

  • Nazwa firmy
  • NIP
  • REGON
  • KRS (jeśli dotyczy)

Najważniejsza funkcja w tej części to możliwość automatycznego pobrania danych firmy z CEIDG.
Po wpisaniu numeru NIP pojawia się przycisk „Pobierz z CEIDG”, który automatycznie uzupełnia dane dostępne w rejestrze. Przyspiesza to pracę i zmniejsza ryzyko błędów.

Jak działa pobieranie z CEIDG?

  1. Użytkownik wpisuje NIP.
  2. System sprawdza dane w CEIDG.
  3. Jeśli firma istnieje, odpowiednie pola w formularzu zostają wypełnione automatycznie.
  4. Użytkownik może je w razie potrzeby doprecyzować.

Ważna informacja: dane CEIDG można pobrać tylko dla firm wpisanych do rejestru działalności gospodarczej. Spółki handlowe (np. Sp. z o.o.) mogą nie posiadać kompletu danych w CEIDG.

Adres – lokalizacja firmy

Druga sekcja zawiera:

  • ulicę i numer,
  • kod pocztowy,
  • miasto.

Dane te są wykorzystywane m.in. w dokumentach BHP, raportach oraz analizach.

Szczegóły biznesowe – branża, skala firmy, kontakt

W tej części uzupełnia się informacje:

  • Branża
  • Liczba pracowników
  • Strona internetowa (opcjonalnie)
  • Telefon kontaktowy

Te dane pomagają systemowi dopasować szablony dokumentów oraz ułatwiają analizę danych BHP.

Dane nabywcy – gdy płatnikiem jest inny podmiot

Czasem firma zgłaszająca się do BHPAI nie jest jednocześnie podmiotem odpowiedzialnym za płatności. Dotyczy to szczególnie:

  • urzędów,
  • szkół,
  • spółek z grup kapitałowych,
  • struktur, gdzie inna jednostka rozlicza usługi.

Sekcja „Dane nabywcy” pozwala wprowadzić:

  • nazwę nabywcy,
  • NIP,
  • adres (miasto, kod pocztowy, ulica).

Możliwe jest również skopiowanie danych firmy jednym kliknięciem za pomocą przycisku „Skopiuj dane firmy do nabywcy”.

Opis działalności firmy

Pole „Opis działalności” służy do krótkiego przedstawienia profilu działalności firmy. Informacja ta może być wykorzystywana w generowanych dokumentach, raportach oraz analizach.

Firma tylko do szkoleń BHP

Pod polem opisu znajduje się opcja „Firma tylko do szkoleń BHP” z dodatkowymi informacjami widocznymi po najechaniu kursorem.

Wyjaśnia ona, że oznaczenie firmy jako szkoleniowej:

  • zwalnia ją z miesięcznego abonamentu,
  • ogranicza funkcjonalność do obsługi kursów,
  • rozliczana jest tylko za przeprowadzone szkolenia.

W podsumowaniu widoczne są zasady płatności, np.:

  • 30 zł za każdy kurs,
  • + 2 zł za każdego uczestnika kursu.

To jasno określa model rozliczeniowy dla firm szkoleniowych, które nie przechowują dokumentacji BHP w systemie.

Zakończenie – utworzenie firmy

Po wypełnieniu wszystkich sekcji wystarczy kliknąć „Utwórz firmę”.
System zapisuje dane i przekierowuje użytkownika do nowo utworzonego profilu firmy, gdzie można dodać pracowników, dokumenty lub rozpocząć tworzenie ocen ryzyka.

Ważna informacja: na każdym etapie można użyć przycisku „Anuluj”, aby przerwać dodawanie firmy bez zapisywania danych.

Najczęściej zadawane pytania

Czy muszę podawać wszystkie dane podczas dodawania firmy?

Obowiązkowe są tylko najważniejsze pola, takie jak nazwa firmy i NIP. Pozostałe można uzupełnić później.

Dlaczego nie mogę pobrać danych z CEIDG?

Firma może nie być wpisana do CEIDG lub numer NIP został wpisany z błędem. W przypadku spółek dane mogą być dostępne tylko częściowo.

Do czego służy sekcja „Dane nabywcy”?

Pozwala wprowadzić dane podmiotu, który będzie opłacał usługi BHPAI, jeśli różni się od firmy dodawanej do systemu.

Czy muszę wypełniać opis działalności?

Nie jest to obowiązkowe, ale ułatwia generowanie dokumentów BHP i dostosowanie treści w systemie.

Czym różni się firma szkoleniowa od standardowej?

Firma szkoleniowa nie podlega abonamentowi i korzysta jedynie z modułów szkoleniowych. Rozliczenie odbywa się za każdy kurs i uczestnika.

Czy mogę edytować dane firmy po jej utworzeniu?

Tak, wszystkie dane można zmieniać w dowolnym momencie w ustawieniach firmy.

Czy dane pobrane z CEIDG można nadpisać?

Tak, użytkownik może poprawić lub uzupełnić dane ręcznie po ich pobraniu.

Co jeśli firma ma kilka lokalizacji?

Można dodać dodatkowe adresy lub oddziały później w panelu firm.

Czy numer telefonu i strona internetowa są obowiązkowe?

Nie, są opcjonalne, ale ułatwiają kontakt i prezentację danych w dokumentach.

Czy firma szkoleniowa może korzystać z innych modułów niż szkolenia?

Nie, funkcjonalność jest ograniczona do obsługi kursów, co wynika z modelu rozliczeń.